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行政助理
工作状态

  行政助理的工作是为公司高层做一些行政辅助工作。他们可以在很多不同产业部门工作,工作范围也很广——接听电话、问候客户、记录会议笔记、安排日程表等。许多行政助理还是公司管理人员和雇员、广大群众、客户之间的协调者。

  行政助理就像是兢兢业业的管家,可以将企业这个大家庭中杂乱无章的事务管理得井然有序,在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工,通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理,完成文件归档等各项工作,从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。行政助理最主要的工作就是将信息以及电话内容汇报给公司高层。

  尽管工作相对繁琐,但其较低的门槛无疑是想从事行政管理工作的求职者的普遍选择,他们通过在此岗位上的锻炼培养,有望在了解企业运营流程、积累丰富工作经验、建立相应人脉网络的基础上,获得更为广阔的发展空间。

  不同行业的行政助理有不同的职责,工业企业的行政助理的主要职责是:

  1、负责员工的考勤,于次月第一个工作日提供考勤报表并存档;

  2、负责员工档案管理,包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立;

  3、对一般文件的起草和行政人事文件的管理;

  4、依据人力资源要求计划,组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息、协助招聘工作;

  5、处理人事日常管理工作,负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理;

  6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续;协助做好公司人力工作的管理、培训与指导;

  7、组织公司各种活动的策划;

  8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。

入职要求

  行政助理一般要求至少高中毕业,且大多数时候需要一定的工作经验,比如之前作为秘书或者接待员等。此外,也有一些单位会要求副学士学位,或者文书专业的大专文凭和培训证明等。相关课程有打字、数学、英语和行政管理等。   
    行政助理必须具备良好的口头和书面交流能力。他们必须拥有高效组织以及同时处理多项任务的能力。最重要的是,他们必须听从指令,因为他们的首要任务就是完成公司最高层人员的文书工作。此外,各行各业的行政助理必须能够快速打字,拥有良好的数学和文字能力,甚至能够开车,尽量做到职业化。

  行政助理必须能够熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说。要求熟练掌握个人电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint,以及创建多种专业文件的经验。

  分析性思维很重要,因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断,并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。

  行政助理们需要有非常好的组织能力,传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中,熟悉如何进行控制。

  初级职位的最低要求一般是高中文凭和熟悉基本办公技能。

  很多职业技术机构和社区学院都提供一到二年的能对申请人有利的办公管理课程。

  公司可能提供现场培训,尤其针对那些医学或法学领域的专业职位。

 

建议专业

  行政管理、管理学、文秘

相关产业

  企业、公司

常见职务

  行政助理

职业周期

  适应期(0-2年)

  上升期(2-6年)

  成熟期(6-10年)

工作起薪

  中国大陆 2852USD 北美 USD 英国 USD

志愿者活动

国内外学术赛事